Von Lücken in der Anwesenheitskontrolle zur Effizienzsteigerung im Management: Die digitale Transformation eines traditionellen Fertigungsunternehmens
Eine erschreckende Entdeckung in der späten Nacht
In der späten Nacht des März 2023 bemerkte der Finanzdirektor eines Fertigungsunternehmens eine Unregelmäßigkeit bei der Abstimmung der Abrechnungen des Vormonats: Die Leistung der Nachtschicht stimmte in keiner Weise mit den Ausgaben für Überstunden überein. Laut Anwesenheitsaufzeichnungen hätten 85 Mitarbeiter in der Nachtschicht Dienst haben sollen, aber die Überwachungsaufnahmen zeigten, dass die tatsächliche Anzahl der anwesenden Mitarbeiter weniger als 50 betrug.
Diese Entdeckung löste eine gründliche interne Prüfung aus. Das Ergebnis war schockierend: Die direkten jährlichen Verluste des Unternehmens, die durch Lücken in der Anwesenheitskontrolle verursacht wurden, überstiegen 1,8 Millionen Yuan.
Schockierende Kostenlücken
Der Prüfbericht enthüllte vier große Kostenlücken:
"Geistermitarbeiter" verschlingen ein Vermögen an Gehältern
Die Untersuchung ergab, dass es 32 "Geistermitarbeiter" auf der Mitarbeiterliste des Unternehmens gab. Diese Mitarbeiter existierten nur im Anwesenheitssystem, erhielten aber jeden Monat wie gewohnt Gehälter. Die betrügerisch beanspruchten Gehälter flossen letztendlich in die Taschen einiger Manager.
Stellvertreter-Zeiterfassung weit verbreitet, was zu massiven Verlusten durch Überstunden führt
Das traditionelle Fingerabdruck-Zeiterfassungssystem wies offensichtliche Lücken auf. Die Prüfung zeigte, dass einige Mitarbeiter Fingerabdruckfolien benutzten, um sich für ihre Kollegen einzustempeln, was zu einer großen Anzahl falscher Überstundenaufzeichnungen führte. Im schlimmsten Fall betrug die tatsächliche Anzahl der Mitarbeiter, die in einer Werkstatt Überstunden leisteten, nur 60 % der Anwesenheitsaufzeichnungen.
Geringe Effizienz, erschreckende Kosten durch ineffektive Überstunden
Aufgrund mangelnder effektiver Aufsicht hatten einige Mitarbeiter während der Überstunden eine geringe Effizienz. Die Prüfung ergab, dass die durchschnittliche Arbeitseffizienz während der Überstunden nur 70 % der Effizienz während der regulären Arbeitszeit betrug, dennoch musste das Unternehmen das 1,5-fache des regulären Gehalts als Überstundenvergütung zahlen.
Hohe Verwaltungskosten
Die Personalabteilung verbrachte jeden Monat 5 Arbeitstage mit der Überprüfung der Anwesenheitsdaten und der Bearbeitung verschiedener Anwesenheitsstreitigkeiten. Auch diese versteckten Kosten durften nicht ignoriert werden.
Die Transformationsreise: Der Sprung von traditionell zu intelligent
Angesichts dieser schockierenden Probleme beschloss die Unternehmensleitung, eine gründliche Reform durchzuführen.
Umfassende Bewertung des bestehenden Systems
Das Unternehmen beauftragte zunächst ein professionelles Team mit der Durchführung einer umfassenden Bewertung des bestehenden Anwesenheitssystems. Das Ergebnis der Bewertung war überraschend: Das traditionelle Fingerabdruck-Zeiterfassungssystem wies nicht nur technische Lücken auf, sondern konnte vor allem nicht effektiv mit anderen Managementsystemen des Unternehmens verbunden werden.
Auswahl einer Iris-Erkennungslösung
Nach dem Vergleich mehrerer Optionen entschied sich das Unternehmen schließlich für ein intelligentes Anwesenheitssystem, das auf der Iris-Erkennungstechnologie basiert. Diese Wahl basierte hauptsächlich auf drei Überlegungen:
1. Die Iris-Erkennung zeichnet sich durch extrem hohe Genauigkeit aus, wodurch die Möglichkeit der Stellvertreter-Zeiterfassung vollständig ausgeschlossen und die Wartezeit für die Zeiterfassung erheblich reduziert wird.
2. Das System kann nahtlos in die bestehenden ERP- und HR-Systeme des Unternehmens integriert werden.
3. Das technische Support-Team bietet einen umfassenden Kundendienst.
Phasengerechte Implementierung und Bereitstellung
Die Systembereitstellung wurde in drei Phasen unterteilt:
Phase 1: Installation von Iris-Anwesenheitsgeräten in wichtigen Werkstätten.
Phase 2: Durchführung der Datenintegration mit bestehenden Managementsystemen.
Phase 3: Durchführung von Mitarbeiterschulungen und Förderung der Nutzung des Systems.
Erhebliche Kosteneinsparungen erzielt
Ein Jahr nach der Inbetriebnahme des neuen Systems waren die Ergebnisse überraschend:
Direkte Kosten stark gesunken
● Vollständige Eliminierung von "Geistermitarbeitern", wodurch 80.000 Yuan an Arbeitskosten pro Monat eingespart werden.
● Verschwinden falscher Überstunden, was zu einer Reduzierung der Überstundenvergütung um 45 % führt.
● Verbesserte Effizienz der Anwesenheitsverwaltung, wodurch die Personalabteilung jeden Monat 4 Arbeitstage einspart.
Indirekte Vorteile waren ebenfalls bemerkenswert
● Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit und deutlich höheres Arbeitsengagement.
● Genauere Verwaltungsdaten, die eine zuverlässige Grundlage für die Entscheidungsfindung bilden.
● Verbessertes Unternehmensimage, das zu einem Branchenmaßstab für digitales Management wird.
Demonstration spezifischer Anwendungsszenarien
Werkstatt-Anwesenheitsmanagement
In der 20.000 Quadratmeter großen Produktionswerkstatt müssen die Arbeiter nur einen kurzen Blick auf das Iris-Gerät werfen, um sich bei Arbeitsantritt oder -ende einzustempeln. Das System zeichnet automatisch die Anwesenheitszeit auf und führt eine Korrelationsanalyse mit den Produktionsdaten durch.
Standardisierung der Anwesenheit für Verwaltungs- und Führungskräfte
Angesichts der flexiblen Arbeitszeiten von Verwaltungs- und Führungspositionen implementierte das Unternehmen einen präzisen Anwesenheitsmanagementplan. Durch den Einsatz von Iris-Erkennungsgeräten in den Arbeitsbereichen kann das System die tatsächliche Ankunftszeit der Manager genau erfassen. Insbesondere während der flexiblen Arbeitszeiten zeichnet das System automatisch die tatsächlichen Arbeitszeiten auf und liefert so eine genaue Grundlage für die Überstundenverwaltung. Diese Methode löst effektiv die Probleme der Stellvertreter-Zeiterfassung oder falscher Überstunden für Verwaltungsmitarbeiter.
Überstunden-Effizienzüberwachung
Das System analysiert automatisch die Arbeitseffizienz während der Überstunden und gibt Frühwarnungen bei anormalen Situationen aus. Manager können Probleme rechtzeitig erkennen und gezielte Verbesserungen vornehmen.
Erfahrungsberichte der Manager
Die Perspektive des Finanzdirektors
"Jetzt sehen wir echte Daten, und wir haben eine klare Vorstellung bei Prognosen. Am wichtigsten ist, dass die jährliche Einsparung von 1,8 Millionen Yuan greifbar ist."
Die Erfahrung des Produktionsleiters
"Das Iris-Anwesenheitssystem löst nicht nur das Anwesenheitsproblem, sondern macht das Management vor allem standardisierter. Die Mitarbeiter empfinden auch Fairness, was ihr Arbeitsengagement steigert."
Feedback der Personalabteilung
"Befreit von der mühsamen Aufgabe der Anwesenheitsüberprüfung können wir uns mehr auf die Mitarbeiterentwicklung und -schulung konzentrieren – das ist es, was die Personalabteilung wirklich tun sollte."
Zusammenfassung der Erfahrungen: Schlüsselfaktoren für eine erfolgreiche Transformation
Die Aufmerksamkeit des Top-Managements ist eine Voraussetzung: Der General Manager des Unternehmens leitete persönlich das Iris-Erkennungs-Anwesenheitsprojekt und sorgte so für den reibungslosen Fortschritt der Reform.
Die Anerkennung der Mitarbeiter ist die Grundlage: Durch ausreichende Kommunikation und Schulung wurden die Mitarbeiter dazu gebracht, die Vorteile des neuen Iris-Erkennungssystems zu verstehen, wodurch Widerstände abgebaut wurden.
Ein professionelles Team ist die Garantie: Die Auswahl eines erfahrenen technischen Teams gewährleistet die Qualität der Systemimplementierung und der nachfolgenden Dienstleistungen.
Kontinuierliche Optimierung ist der Schlüssel: Nach der Einführung des Systems wurden kontinuierliche Optimierungen und Anpassungen auf der Grundlage der tatsächlichen Nutzung vorgenommen, um sicherzustellen, dass es maximale Vorteile bringt.
Brancheneinblicke
Dieser Fall liefert wichtige Erkenntnisse für produzierende Unternehmen:
Digitale Transformation ist unerlässlich: Traditionelle Managementmethoden können den Entwicklungsbedürfnissen moderner Unternehmen nicht mehr gerecht werden; die digitale Transformation ist keine Wahl, sondern ein Muss.
Atemberaubendes Input-Output-Verhältnis: Mit einer jährlichen Einsparung von 1,8 Millionen Yuan kann sich die Investition in das Iris-Erkennungssystem in sehr kurzer Zeit amortisieren.
Management-Upgrading bringt umfassende Vorteile: Neben direkten Kosteneinsparungen sind auch indirekte Vorteile wie verbesserte Managementeffizienz und höhere Mitarbeiterzufriedenheit von entscheidender Bedeutung.
Aktionsleitfaden: Wie Ihr Unternehmen beginnen kann
● Führen Sie eine Kostenprüfung durch: Bewerten Sie die Verluste, die durch Lücken im bestehenden Anwesenheitssystem verursacht werden, und konzentrieren Sie sich dabei auf direkte wirtschaftliche Verluste durch Probleme wie Stellvertreter-Zeiterfassung und falsche Überstunden.
● Recherchieren Sie Iris-Erkennungslösungen: Vergleichen Sie verschiedene Anwesenheitslösungen und konzentrieren Sie sich dabei auf die Vorteile von Iris-Erkennungssystemen in Bezug auf Fälschungssicherheit, Genauigkeit und Systemkompatibilität.
● Erstellen Sie einen Implementierungsplan für das Iris-System: Entwickeln Sie einen Zeitplan für die Systembereitstellung, einschließlich wichtiger Punkte wie Geräteinstallation, Systemintegration und Mitarbeiterschulung.
● Führen Sie eine Iris-Erkennungsschulung durch: Organisieren Sie Schulungen für Mitarbeiter zur Nutzung des neuen Systems, helfen Sie ihnen, die Vorteile der Iris-Erkennungstechnologie zu verstehen, und beseitigen Sie Bedenken hinsichtlich ihrer Nutzung.
● Richten Sie einen Mechanismus zur kontinuierlichen Optimierung ein: Verwenden Sie die genauen Daten, die vom Iris-Anwesenheitssystem generiert werden, um die Managementsysteme kontinuierlich zu optimieren und die Effektivität des Systems voll auszuschöpfen.
Fazit
Von einem jährlichen Verlust von 1,8 Millionen Yuan zu einer jährlichen Einsparung von 1,8 Millionen Yuan beweist die Erfahrung dieses produzierenden Unternehmens eine Wahrheit: Die digitale Transformation ist keine Kosten, sondern eine Investition. Als präzises Anwesenheitsmanagement-Tool hat die Iris-Erkennungstechnologie dem Unternehmen greifbare Vorteile gebracht.
Die Wahl eines Iris-Erkennungs-Anwesenheitssystems bedeutet die Wahl einer präzisen und effizienten Managementmethode. Handeln Sie jetzt, damit auch Ihr Unternehmen die Managementdividenden genießen kann, die durch technologische Innovationen entstehen.
Über uns
Als führendes inländisches Unternehmen für biometrische Technologie konzentriert sich die WuHan Homsh Technology Co., Ltd. auf Forschung und Entwicklung sowie die Anwendungswerbung der Iris-Erkennungstechnologie. Wir verfügen über Iris-Erkennungsalgorithmen und Hardware-Geräte mit vollständig unabhängigen geistigen Eigentumsrechten und bieten professionelle Identitätsauthentifizierungslösungen für verschiedene Branchen.
Unser technisches Team verfügt über umfassende Erfahrung in der digitalen Transformation der Fertigungsindustrie und kann Unternehmen umfassende Dienstleistungen von der Bedarfsanalyse über die Lösungsentwicklung bis hin zur Bereitstellung und Implementierung anbieten. Derzeit haben wir erfolgreich Iris-Erkennungsprojekte in mehreren Bereichen wie Fertigung, Logistik und Bauwesen durchgeführt.
Wenn Sie die digitale Transformation Ihres Unternehmens realisieren möchten, können Sie sich gerne an uns wenden, und wir werden Ihnen professionelle technische Beratung und Lösungen anbieten.
